Ata de Reunião da Associação Sri Sri
Gouranga Radha Govinda Gaudiya Matha
Aos 23 dias do mês de setembro reuniram-se após
regular convocação na residência do Presidente Prabhu Sundarananda Das
em Itapecerica da Serra, São Paulo os devotos abaixo mencionados com
objetivo de tratar dos assuntos referentes ao Evento Vyasa Puja que
terá sede no Brasil em Janeiro de 2010, com a seguinte
pauta:
1.
Definições sobre A)
Crianças - Idade B) Utilização
do Espaço - Acomodações. C)
Identificação dos Hospedes D)
Acesso ao refeitório, E) layout
do site/Reservas/Noticias, F) Análise das sugestões apresentadas
2.
– Coordenação do Evento –
A)
Conselho Deliberativo Geral,
B)
Eleição de Encarregados das Diversas Atividades:
B1 Transporte
B2 - Recepção/Contatos durante o evento
B3 Acomodação
B4. Eventos Durante o Vyasa Puja/Som e Luz
B5 Cozinha
B6 Manutenção (Bhoga)
B7 Supervisão
B8 Apoio/Segurança/Informações Gerais
3.
C) Trabalho voluntário
(Serviço Devocional);
4.
D) Equipes a serem
contratadas e Finalidades;
D1. - Cozinha
D2. - Bhoga
D3. - Atividades para Crianças
D4 Manutenção
5.
E) Programação do
Evento
E1. Shows/Teatros (Som e Luz)
E2. Palestras (Som e Luz)
E3. Puja (Gurupuja e Deidades)
E4. Outras atividades
Como a pauta foi elaborada por este que
subscreve, tomei a liberdade de secretariar a Reunião ficando o Prabhu
Sundarananda como Presidente dos trabalhos.
Antes de ingressar nos Tópicos da Pauta
discutidos durante a reunião, entendo apropriado explicar que a pauta
foi desenvolvida no sentido de tratar de dois momentos do Vyasa Puja.
O primeiro momento são as atividades preparatórias para
dar suporte ao evento, aquelas que precisam ser organizadas antes,
tais com reservas, transporte e organização de quadro de horários
(horários de recepção e aeroportos, rodoviárias, transportes até o
evento desde São Paulo ou mesmo Itapecerica, enfim informações úteis
aos que estão chegando), indicação de pessoas encarregadas das
diversas atividades que se desenvolverão durante o evento com a
solicitação de que esses encarregados apresentem as propostas para
desenvolver o trabalho em suas respectivas áreas num segundo momento e
deliberações gerais.
Já o segundo momento são as
atividades que deverão ocorrer durante o Vyasa Puja, tais como
recepção, acomodação, preparação de prasada, organização do shows e hari kata entre outras atividades.
Iniciados os
Trabalhos da reunião tivemos o seguinte desenvolvimento.
Definições sobre:
1.A) Crianças
- Idade
Prabhu
Sundarananda informou que entrou em contato com a Gerente do
hotel e embora não conste do contrato, foi informado que crianças até
07 anos não hospedagem e de 08 a 10 anos só para pagam 50%.
1.B)
Acomodações – Como o hotel tem
três prédios, foi sugerido que as acomodações fossem feitas
utilizando um dos prédios para hospedar somente devotos, o outro
prédio para as devotas e o prédio principal para hospedar devotos de
procedência internacional e que utilizariam o "transfer" do aeroporto.
Após algumas
observações, Didi Bhanumati sugeriu que melhor seria temtar acomodar
as famílias
no mesmo apartamento e que, fosse o caso se tentaria acomodar duas
famílias em cada apartamento, o que foi aceito por todos e sancionado.
1.C)
Identificação dos Hospedes
– O sistema de preenchimento de formulário já foi implantado e
visa atender exigência do hotel e evitar que ao chegar no hotel os
devotos/hóspedes tenham que esperar em filas até realização do “check
in” – Foi homologado e mantido o sistema respeitado o sigilo. Será
fornecido identificação individual para os devotos hospedados
(braceletes).
1.D)
Acesso ao
refeitório – Será fornecido cupons
destacáveis para os devotos/hóspedes terem acesso ao refeitório. Esses
cupons serão também vendidos na recepção aos demais visitantes que
quiserem tomar prasada. Será contratada uma equipe de segurança para
assegurar o bom andamento do evento inclusive acesso ao refeitório e
demais dependências do hotel. No primeiro dia só será servido um
lanche na parte da tarde e jantar. Os tíquetes de refeição deverão
estar disponíveis com antecedência e acredita-se que
terá custo em torno de R$ 7,00 (sete reais).
1.E) layout
do site/Reservas/Noticias – Foi
sugerido e aceito por todos que se alteraria o layout do site
utilizando um pouco de todos os sites sugeridos pelos devotos,
passando a ficar como fundo principal o site criado pela Didi Lalita
de Pinda e as noticias sob o evento com o fundo do Prabhu Ramakhanta
de Fortaleza.
Em razão do
grande número de reservas ficou decidido que não será mais fixado no
site as reservas passando a ser um procedimento interno da
administração. As reservas serão confirmadas por e-mail até esgotar a
capacidade de hospedagem.
1.F)
Análise das sugestões apresentadas –Foram apresentadas para
leitura as sugestões de Sajjan Maharaja e do Prabhu Mahakala do Rio.
Observou-se que muitas das sugestões já haviam sido acolhidas
implícitas ou explicitamentes.
Didi Bhanumati ficou de resumir as
demais sugestões e apresentar posteriormente. Em relação a questão de
camping embora existam entendimentos com o hotel de utilizar o Grande
Ginásio para tal fim, onde inclusive já dispõe de alguma estrutura de
vestiário(banheiros), ficou decidido que é prioridade obter 350
(trezentos e cinquenta) reservas para viabilizar os custos do espaço e
que enquanto tal numero de reservas não for alcançado não é correto
pensar em tal acomodação.
2.
Coordenação do Evento
– Em seguida, iniciou-se a formação de grupos encarregados sendo
eleitos para o 2.A - Conselho Deliberativo do Evento os
seguintes nomes: A) Prabhu Sundarananda Dasa B) Prabhu Maha Vishnu
Dasa C) Prabhu Bhanumati Devi Dasi D) Prabhu Damodara Krsna Dasa E)
Prabhu Radhanata Dasa G) Rama Devi Dasi
A Atribuição do Conselho
Deliberativo será suplementar e deverá ser chamado sempre que se tiver
que decidir sobre questões controvertidas que não possam ser
resolvidas administrativamente com facilidade.
Em seqüência foi iniciado
a indicação dos encarregados das diversas Atividades relacionada com o
evento.
Nesse sentido as
indicações tomaram como base a notória qualificação dos indicados em
determinada função/atividade. Muitos nomes foram sugeridos, mas para
evitar mal estar, os nomes de pessoas ausentes que foram indicadas
para determinada função será previamente consultado só passando a
constar da presente Ata se o encargo for aceito.(os nomes constarão da
Ata Oficial em Vermelho
mas essa parte da Ata não será divulgada).
2.B.1 -
TRANSPORTE –
Encarregado –
Prabhu Radhanatha Dasa
2.B.2 -
RECEPÇÃO/CONTATOS DURANTE O EVENTO –
Prabhu Nanda
Gopala Dasa
2.B.3. -
ACOMODAÇÃO –
Encarregada –
Didi Bhanumati Devi Dasi
2.B.4 -
EVENTOS - SOM LUZ
-
Encarregado Prabhu Damodara Krsna Dasa
2.B.5 -COZINHA –
Prabhu Parikisiti Dasa – Didi Dhanya Devi Dasi e Mãe
MahaYoguesvara Devi Dasi.
2.B.6-MANUTENÇÃO–
(Bhoga/Flores) – Encarregado Prabhu Jay Guru Dasa e Prabhu Yadhunat
Dasa
2.B.7-SUPERVISÃO
– (Apoio logístico)
Prabhu Maha Vishnu Dasa
2.B.8 -
APOIO/SEGURANÇA
–
Terceiros a serem contratados
ACRESCIDOS
2.B.9 -
ORGANIZAÇÃO DO HARI KATHA
–
Tirthanidhi
Devi Dasi
2.B.10 -
TRADUÇÃO
–
Encarregado Prabhu Nanda
Gopala Dasa
2.B.11 -
MARKETING -
Encarregada
Didi
Rama Devi Dasi
2.B.12 -ORGANIZAÇÃO GERAL -
Encarregada
aceitou
2.B.13 -
ASSESSORIA DE IMPRENSA -
2.B.14 -
GRAVAÇÃO/FILMAGE/EDIÇÃO -
2.B.15 - RELAÇÕES
PÚBLICAS -
Encarregado -
Prabhu Rasa Vihare Dasa
2.B.16 -COMERCIALIZAÇÃO
-
Encarregado
Prabhu Sundarananda Dasa
2.B.17 -BARBERARIA -
Repetimos todos os indicados deverão ser
previamente contatados e se aceitarem os encargos deverão apresentar,
se possível, na próxima reunião apresentar um breve relato de como
pretendem desenvolver o trabalho, expectativas e do que precisarão da
Administração.
A Princípio será condição do encarregado já ter
realizado sua reserva.
Alimentos/Vendas de Produtos -
Foi lembrado que segundo as Regras do Contrato,
existe uma proibição de não seja vendido refrigerante, sucos e água e
alimentos em geral.
A comercialização de outros produtos deverão
destinar um percentual de 20% (vinte por cento)
do Festival, devendo os interessados entrar em
contato com o Prabhu Sundarananda Dasa Prabhu Gopinatha Dasa (dassundara@hotmail.com).
Demais Sugestões - Foi lembrada também as sugestões de
organização preparados pelos Prabhus Maha Vishnu Dasa e Bhanumathi
Devi Dasi assim como Ata da Reunião anterior sendo esta última
sendo retificada para atribuir a responsabilidade pelos contatos
do Evento ao Devoto encarregado de Reservas, vez que essa atribuição
será melhor exercida por quem está acompanhando de perto as
deliberações da Administração tendo melhor condições de responder as
dúvidas que surgirem ou se necessário fazer as consultas para
esclarecimentos.
Eventos - Prabhu Damodara Krsna Dasa, encarregado da parte de
eventos propriamente dita, com larga experiência nesta área sugeriu
que seja providenciado uma pessoa que cuide da parte de Direção Geral
do Evento (produção) e um pessoa de assessoria de imprensa que comece
desde logo a desenvolver o seu trabalho para dar tempo de ser efetivo.
Seva - Ficou determinado também que no site
se faça inscrição dos devotos interessados a fazer serviço devocional,
como estava antes.
Finalmente em decorrência do adiantado da hora e a necessidade de se
ir também conhecer o espaço onde ocorrerá o evento, decidiu-se
encerrar a reunião sendo a próxima marcada para o dia 03 de outubro no
mesmo local.
Presentes: Prabhu Sundarananda Dasa, Prabhu Maha Vishnu Dasa, Prabhu
Bhanumati Devi Dasi, Prabhu Damodara Krsna Dasa, Prabhu Radhanata
Dasa, Prabhu Jivanandas Dasa, Prabhu Yadhunath Dasa e Prabhu Vyasa
Dasa.
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